Когда нужно хранить и обрабатывать много документов разного формата — счета, договоры, фотографии, видеозаписи, файлы в WRL, X3G, PLY и STL — единственным выбором становится хранение данных в облаке. Там, где нет ограничений по типу информации, структуре данных и вариантам доступа, а уровень безопасности ничуть не ниже, чем у офисных архивов с рядами стеллажей.
Варианты облачного хранения документов
Хранить документы можно в частном, публичном или гибридном облаке:
Частные облака лучше использовать для хранения конфиденциальной информации: они разворачиваются на собственном оборудовании компании или на выделенном сервере ЦОД. В любом случае, ресурсы сервера изолированы и позволяют свободно оперировать практически любыми способами защиты информации. О них — ниже.
Публичное облако строится на базе виртуальной IT-инфраструктуры дата-центра. В этом формате ЦОД разворачивает виртуальный сервер или сервера, а бизнес арендует нужный объем виртуальных ресурсов. Ресурсы и доступы разграничены, однако облако все равно общее и его делят между собой несколько клиентов.
Гибридная модель взяла все лучшее от частного и публичного облаков. Для построения гибрида используются частные и публичные облака или физическая и виртуальная инфраструктура в разных долях.
Меры защиты информации при хранении конфиденциальных документов в облаке
Чтобы организовать облачное хранение конфиденциальных документов и персональных данных, необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 54989-2012, ст. 10 закона «О коммерческой тайне» и регуляторными нормами. Если свести все эти требования к краткому списку, получится довольно небольшой чек-лист:
Убедитесь, что облачные сервисы развернуты на серверах, расположенных в РФ.
Проверьте SLA, включая меры ответственности дата-центра за утерю данных.
Составьте список документов конфиденциального характера, установите степень их конфиденциальности и условия доступа для каждой из степеней.
Организуйте учет лиц, имеющих право доступа к этим данным и основания для доступа. Основанием могут быть договорные, трудовые отношения и пр.
Промаркируйте конфиденциальные материалы специальными программными метками и используйте шифрование данных.
Внедрите ПО для мониторинга инцидентов информационной безопасности.
Создайте структурированные БЗ для хранения документов разной степени конфиденциальности на разных уровнях СХД.
Организуйте резервное копирование, регламентируйте порядок, сроки и места хранения бэкапов.
Правильно выстроенная, система хранения документов в облаке обеспечивает полный контроль доступа к данным и не мешает бизнес-процессам компании.
Причем для крупного и среднего бизнеса вопрос уже не в том, использовать облака для архивирования и электронного документооборота или нет. Вопрос в другом — как сделать это эффективно и без риска. И вот здесь мы готовы помочь: проконсультируем по облачным сервисам и их возможностям, просчитаем и подберем оптимальное решение для хранение документов и архивов в облаке.